二

档案整理

由办公室整理出“范本”，各部门则按“范本”对各自部门的文件进行整理。

（1）每年装订一次。

（2）同一年、同一保管年限、同一类的装订在一起。

（3）按时间顺序或入档顺序排列装订。

三

档案归档

（1）原则上每一项工作一结束，就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。

（2）对于正在进行的各项工作所涉及的文件，各部门应作好“预先归档”工作，整理方法与“范本”雷同。

（3）财务部档案由本部门装订、编号，满 周年归档，档案室设专柜管理。

四

外来文件的收发

由办公室进行统一接收，并作好登记、存档，再分发到各个职能部门，各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。原则上档案室均保留原稿，如有特殊情况需保留复印件的需在“文件收发记录表”的备注栏上注明。

五

档案资料的发行

如因工作上的需要，有些部门需备有相关档案资料，此时应填写“档案资料发行申请表”并经审核后再由档案室统一发行。

（1）当有新的档案资料时，档案室应及时进行更新、回收、发行等工作。

（2）各种发行档案资料需盖有“档案发行章”才能生效，严禁私自对各种发行的档案进行复印。

六

印章管理

（1）在档案室存档的档案资料需盖有“存档”章 。

（2）发行的档案资料需盖有“发行”章 。

（3）对于过期或失效的档案应改有“作废”章。

（4）档案的“存档”、“发行”、“作废”应做相关的履历。

七

档案使用审核

1

档案查阅

① 查阅本部门档案：查阅人填写申请表 → 部门负责人审批 。

② 查阅非本部门档案：

B级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 →办公室负责人审批。

A级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 →办公室负责人审批 → 公司负责人审批（副总→总经理→董事长）（注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理或董事长审批，其余只需主管副总审批即可）。

2

借阅本部门档案

① 程序：借阅人填申请表 → 部门负责人审批。

② 时间：三天，如续借则需再次填写申请表。

3

借阅非本部门档案

① 程序：借阅人填申请表 → 部门负责人审批。

② 时间：三天，如续借则需再次填写申请表。

4

复印、摘抄

① 复印、摘抄本部门档案：程序：借阅人填申请表 → 部门负责人审批。

② 复印、摘抄非本部门档案：

B级档案复印、摘抄：填申请表 → 部门负责人审批 → 办公室负责人审批。

A级档案复印、摘抄：填申请表 → 部门负责人审批 →办公室负责人审批 → 公司负责人审批（副总→总经理→董事长）。

注：A级档案包括机密档案、证照类档案、对外合同档案、财务档案；B级档案即是A级档案除外的普通档案。

八

书籍、技术资料、宣传资料的使用程序

（1）借阅：只需在登记表上作相关的登记。

（2）领用：只限于宣传资料，但也需在“宣传资料领用登记表”上登记。

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