4.凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5.业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。企业档案管理制度。

6.由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由行政部保存原件。

7.在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交行政部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

第四条档案保管制度

1.公司行政部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2.归档资料要进行登记，编制归档目录。

3.档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4.档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5.库存档案必须图物相符，账物相符。

6.档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7.根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8.经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9.严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10.凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第五条档案借阅制度

1.档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2.借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

3.借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4.借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5.借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6.借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

7.借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

8.重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交行政部统一保存。

第七条 本制度由执行董事负责解释。

第八条本制度经执行董事审批通过后，发布之日起施行。

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来源：十点法务 作者：张志伟（转载仅供分享，内容有所修改，侵删）

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