3. 更广泛的信息访问。信息超载的问题在于人们找不到他们所需要的信息，当他们放弃搜索时，要么重新创建信息，要么让其他人帮助寻找。

信息管理为何重要？

所有企业都使用信息来制定战略并实现业务目标。因此，信息对于任何企业或组织都至关重要，但有多少企业会表示他们从信息中获取了最大价值呢？猜测并不多。

有效的信息管理可以给组织带来：

• 改善组织的技术投资的利用率。
• 提高整个组织信息的投资回报率。
• 提高效率。
• 提高效能和绩效。
• 保持响应速度和竞争力。
• 增强创造力和创新能力。
• 符合法律和监管要求。

知识管理定义

在讨论知识管理之前，我们需要了解一下我们所说的“知识”是什么意思。知识与数据和信息相关，但又有所不同。

Theirauf（1999年）将这三个组成部分定义如下：数据是基础层，是一组非结构化的事实和数据；信息是下一个层次，被视为结构化数据；最后，知识是“关于信息的信息”。

数据主要是指事实性信息。知识可以定义为一个个体在某个主题（如医学）上接受过培训的能力或能力，使他们能够进入社会并与他人分享他们所知道的，以便他们的技能可以使周围的每个人受益。

知识管理是对知识的控制和组织。 "它是一种技能、经验、能力和专业见解的总和，是您在业务中共同创建和依赖的资源。作为一个共享资源，知识塑造并影响您业务内外的所有活动"。

Gartner Group提供的知识管理定义如下：“知识管理是一门促进综合方法的学科，用于识别、捕获、评估、检索和共享企业的所有信息资产。这些资产可能包括数据库、文件、政策、程序以及个体员工先前未捕获的专业知识和经验。”

知识管理的实践可以适用于任何业务。然而，知识应用的上下文非常具体，根据不同的组织需求而异，因此因企业而异。

因此，知识管理涉及知识、理解和智慧。它的重点在于查找、收集、评估和分享信息和知识。

知识分为三类：

• 性知识：即“知道如何做”，基于技能、经验和直觉的知识。它存在于人们的头脑中，不容易传递。
• 显性知识：即“知道什么”，存在于书籍、手册、视频等中，可以口头或书面表达，因此可以轻松与他人分享。
• 嵌入式知识：存在于组织的流程、规则、产品和文化中的知识。这可以在政策、行为准则、组织伦理和非正式例行程序中找到。

知识的一些形式包括：您对行业和/或市场的数据；您员工的经验、专业知识和能力；您的文件和文档；客户数据以及新产品或服务的想法。所有这些对您的业务都有价值。

知识管理为何重要？

你的组织的知识是独一无二的，它使你与竞争对手区别开来，它推动你的商业活动，它的流动方式会不会影响你的生产力。企业中的知识管理是一种系统化的方法，用于获取和利用组织的集体专业知识来创造价值。良好的知识管理会导致业务各个层面的知识的协调和高效的创造、分享和应用。

当企业缺乏知识管理时会发生什么？知识是一项资产，具有可衡量的货币价值。当知识仅在员工头脑中积累并在不相互连接的系统中停滞时，其价值会减少。一旦知识被视为像员工、客户、品牌和现金等资产一样重要，企业知识管理的重要性就变得清晰。

良好的知识管理转化为能够利用分布式知识来做出决策并增强日常工作活动的能力。

有效的信息管理流程

信息管理使组织及其团队能够在依赖准确和及时信息与数据时更加高效和有效地工作。

信息管理的流程包括一系列不同的活动：

• 收集：收集信息可以采用多种不同的形式，如书面、口头、电子、音频或视频。只收集所需且可信赖的信息。
• 存储：存储信息对于分析、法律要求、历史发展等都很重要。确保合适的人员可以访问信息，并具备版本控制、导出权限、备份等功能。
• 策划：是指收集和组织与特定主题相关的信息，以增加其价值的过程。
• 传播：需要分发或分享哪些信息，以及以何种格式、多频率、在何种情况下等等，同时要牢记安全协议。
• 归档：根据公司政策和判断，信息需要在一定时间内进行归档，确保有一个有效的分类系统，可以预期未来的用途。
• 销毁：信息和数据可能有过期日期，它们现在可能很重要，但在将来可能没有任何价值。考虑隐私法律，它可能只允许您在特定时间内存储信息。

有效的知识管理流程

知识管理过程允许公司通过重新构建、结构化和存储数据来从其所拥有的数据中获取价值。这是一门复杂的学科，因为它将组织的每个部分连接在一起，因此在业务中占据着核心地位。

知识管理的高级学科和过程基于以下三个步骤：

• 捕获：创建、收集、分类
• 分发：检索、共享、管理
• 利用：消耗、重复使用、增强

信息管理和知识管理的主要区别

1. 信息是从各种来源获得的有组织的数据。知识是从经验或教育中获得的对主题的理解。

2. 信息来以有意义的方式组合的数据。信息与经验和直觉结合在一起，产生知识。

3. 信息可以编码，可以使用技术轻松传输。知识既可以编码又可以不编码，但最有价值的知识通常是未编码的。因此，知识的传递更加困难，因为它没有被明确表达出来，需要经验或学习。

4. 信息可以轻松且低成本地复制。知识的复制更加困难，因为它依赖隐性知识。

5. 信息主要关乎“知道什么”，即它提供了一个事实，然后可以用来帮助创建有用的知识。

6. 仅凭信息本身是不足以对某人或某事做出预测的。相反，知识具有预测或进行推断的能力。

7. 并非每一条信息都一定是知识，但所有知识都是信息。

信息管理和知识管理都很重要

各组织应制定计划，以满足信息管理和知识管理的需求，尤其是在信息以惊人的速度增长的情况下。信息访问是连接信息管理和知识管理的要素，知识管理也需要实现信息访问，理想情况下，解决信息管理问题、流程和系统应与知识管理并行进行。通过让人们获得信息和他人的知识，这将改善决策和工作流程，加强学习，并鼓励人们变得更有创造力和创新精神。

信息和知识管理如何使企业受益？

有效的信息和知识管理降低了运营成本并提高了生产率。以下是系统性的企业知识管理方法带来的明显好处：：

• 节省数百小时的工作时间，因为人们花费更少的时间重新创建现有知识，而是能够将知识应用于新情况或解决方案。
• 增加创新，因为人们能够受益于集体经验和学习。
• 通过一种受控的方法来捕获、存储和提供信息，使人们更快地获得所需信息，从而节省时间。
• 能够访问信息并从他人的经验中获益意味着会减少错误发生，从而节省了大量的成本和时间。
• 由于信息容易获得，决策变得更加明智和高效。
• 由于信息分布到整个组织中，业务流程得到了改善和一致性。

有效的商业知识管理示例

• 人员组织结构或专业知识定位器，可以快速方便地识别和定位特定领域的专业人员。
• 辅导、跟踪和其他培训计划允许员工通过观察他人工作来获得业务知识。
• 吸取的教训捕捉了来之不易的知识，通常是关于“如何做”的知识，通常不会被明确记录下来，并使其对其他团队可用。
• 实践社区是具有共同利益的个人团体，他们讨论问题和机会，分享最佳实践和经验教训。
• 借助成熟有效的工具在共享空间中进行交流和协作，允许这些工具存储历史记录，并允许员工搜索以前存储的信息。

以下是关于您的业务需要更好的知识管理的迹象

当以下的问题，都以“是”的答案回复时，那么这就表明企业需要更好的进行知识管理了！

1. 不同团队是否使用不同的应用程序或软件？这些系统内的数据是否容易与其他业务团队交换和利用？随着数字工具的不断增多，信息被固定在各自的信息孤岛中是一个常见且不断加剧的问题。当信息无法轻松共享时，这会加剧协作、效率和生产力方面的问题。
2. 当员工离开公司时，他们所获得的知识是否丢失给了公司？
3. 如果一名员工缺席，是否会导致生产力和决策陷入停滞？
4. 新员工需要多长时间才能开始为公司做出贡献并增加价值？是否有一个有效的过程来帮助新员工了解业务和他们的角色？
5. 人们是否感到不了解情况？是否缺乏沟通？

请注意，这些迹象表明您的业务可能需要更好的知识管理，以提高协作、效率和生产力。

总结

信息管理是指管理来自不同来源的数据（事实和数字）。这些数据是经过结构化、组织和加工的。知识管理是通过经验、教育和对信息的理解获得的。

信息管理只能带您走到一定程度。将信息放在一个人面前并不等同于给予他们使用它的知识。然而，知识管理确实需要信息，并且在进行知识管理的同时，应同时解决信息管理问题、过程和系统。

通过为人们提供访问信息和他人知识的机会，这可以改善决策、工作流程，促进学习和创新，从而使整个组织受益。

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