印章管理对于企业来说至关重要，司法实践中，若公章使用不够规范，有时甚至会导致加盖公章的文书丧失法律效力。如：刻制公司印章有什么特别的要求？刻制公司印章需要什么程序和手续？印章被盗、抢或丢失了怎么办？本文梳理总结了五个最常见的用章问题，以作为参考解读。
一、刻制公司印章有什么特别的要求？
1. 印章的形状和尺寸：
- 印章应为圆形。
- 直径不得大于4.5厘米。
- 中央应刊有五角星，五角星外刊单位名称，自左而右环行。
2. 印章的文字内容：
- 所刊名称应为公司的法定名称。如名称字数过多不易刻制，可以采用规范化简称。
- 印章所刊汉字应使用国务院公布的简化字，字体为宋体。
3. 印章的刻制流程：
- 应到当地公安机关指定的刻章单位刻制。
- 刻制前需提交相关备案材料，如《工商营业执照》、法定代表人身份证或授权委托书等。
4. 专用印章的要求：
- 其他专用印章（包括经济合同章、财务专用章等）在名称、式样上应与单位正式印章有所区别，经本单位领导批准后可以刻制。
5. 刻制记录和标识：
- 每一次印章刻制都应有相应的刻制记录，包括刻制时间、刻章机编号等信息，并由相关人员签字确认。
- 刻制完成后，在印章上应标识刻制日期和刻制单位，以便管理和识别。
6. 审核和监管：
- 公司应设立专门的审核和监管机构，负责对刻制过程进行审核和监督，确保印章刻制符合法律法规和公司规定。
- 定期进行印章刻制质量的检查和评估，确保印章质量的稳定性和可靠性。
二、刻制公司印章需要什么程序和手续？
一、准备材料
- 营业执照副本及复印件。
- 企业法人的身份证复印件。
- 填写并签署刻制公章的申请。
二、办理准刻手续
- 携带上述材料到所在地公安机关办理准刻手续。
- 公安机关审核材料，符合条件后核发准刻证明。
三、选择刻字社
- 选择具有合法资质的刻字社。
- 与刻字社沟通并明确刻制要求。
四、刻制并领取印章
- 刻字社按照要求刻制印章。
- 领取并核对印章，确保与申请内容一致。
五、注意事项
- 确保所有手续和材料的真实性、合法性。
- 妥善保管印章，建立健全管理制度。
三、印章被盗、抢或丢失了怎么办？
当印章被盗、抢或丢失时，应立即行动：
1. 报案并领取证明：法人代表携带身份证、营业执照副本原件及复印件到派出所报案，获取报案证明。
2. 登报声明：持报案证明、营业执照副本原件及复印件在市级以上报纸上声明公章作废。
3. 办理新刻印章备案：准备相关材料到公安局治安科办理新刻印章备案。
4. 新刻印章：在公安局指导下新刻印章，并确保新印章与旧印章有所不同。
注意事项：
- 尽快处理，减少损失和风险。
- 如公安拒绝立案，要求出具通知书并记录过程。
- 及时通知相关交易方，避免纠纷。
防范措施：
- 引入智能印章管理系统，记录用印全流程，确保可追溯。
- 定期对印章进行盘点和检查，保障安全。
四、公司章程可以约定印章的使用规则吗，违反章程使用印章签订的合同是否有效？
公司章程可以约定印章的使用规则。然而，由于章程仅对内有约束力，如果外部相对人是善意的，即使印章的使用违反了章程，合同仍然有效。以下是相关规定的详细解释：
1. 公司章程对印章使用规则的约定：
- 公司章程作为公司内部的基本规范文件，可以明确约定公司印章的使用规则。这些规则可能包括印章的保管、使用权限、审批流程等。
2. 违反章程使用印章的法律后果：
- 违反公司章程使用印章可能会损害公司的利益，但这并不意味着所有违反章程使用印章的行为都是无效的。
- 如果外部相对人在与公司签订合同时并不知道印章的使用违反了章程，且该相对人是善意的，那么即使印章的使用违反了章程，合同仍然有效。这是为了保护交易的安全和稳定，防止因公司内部管理问题而影响外部交易的效力。
- 3. 合同有效的条件：
- 合同的有效性主要取决于合同双方的真实意思表示、合同内容的合法性以及合同形式的合规性等因素。只要合同符合这些基本条件，并且没有违反法律法规的强制性规定，那么合同就是有效的。
- 印章作为合同签署的一种形式要件，虽然对于合同的效力有一定的影响，但并不是决定合同效力的唯一因素。因此，即使印章的使用违反了章程，但只要合同本身符合法律规定且双方意思表示真实，合同仍然有效。
五、公章外借他人使用，他人私下签订的担保合同是否有效？
关于公章外借他人使用，他人私下签订的担保合同是否有效的问题，我们需要从几个方面来分析和归纳：
1. 公章的性质和重要性：
- 公章是机关、团体、企事业单位使用的印章，代表了公司的行为。
- 根据相关规定，公章是不允许外借和租赁等行为的，其使用必须遵守领导批准制度。
2. 公章外借的风险：
- 若公章被借出，借用人可能未经原组织授权就在文件、合同等上加盖印章，导致原组织在不知情的情况下承担法律责任。
- 公章外借还可能涉及伪造、变造风险，损害原组织的声誉和利益。
3. 担保合同的效力：
- 担保合同的效力主要取决于其是否满足《民法典》等相关法律的规定，以及是否是在双方充分理解合同内容的情况下自愿签署的。
- 若担保合同未经公司授权或认可，特别是由于公章被非法使用而签订的，则可能被视为无效合同。
4. 结合上述分析：
- 如果公章被外借，且他人私下使用此公章签订了担保合同，而公司并未授权或认可该行为，则该担保合同可能因缺乏公司的真实意思表示而无效。
- 此外，若因公章外借导致公司遭受经济损失或声誉损害，公司有权向借用人追究法律责任。
